<< Назад | |
ОТЧЕТ
О работе архивного отдела Администрации Беловского района Курской области за 2012 год.
1.Государственное регулирование развития архивного дела
В своей работе в 2012 году архивный отдел Администрации Беловского района руководствовался Законом РФ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Курской области «Об архивном деле в Курской области», Законом Курской области « О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Курской области отдельными государственными полномочиями Курской области в сфере архивного дела», Законом Курской области «О порядке рассмотрения обращений граждан в Курской области», Федеральным законом от 27.07.2010 года № 210-ФЗ « Об организации предоставления государственных услуг».
Продолжилась работа в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Работа по исполнению запросов была организованна в соответствии с административным регламентом «Информационное обеспечение, государственных органов и органов местного самоуправления, организаций и граждан на основе хранящихся архивных документов в архивном отделе Администрации Беловского района» от 19.04.2012 г. № 274 .Так же Отделом была продолжена работа по внедрению в практику работы «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Федерации», «Перечня типовых управленческих документов, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения « утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 года № 558.
Архивный отдел осуществлял свои функции на основании Положения об архивном отделе Администрации Беловского района Курской области, утвержденным постановлением главы Администрации Беловского района № 19 от 23.01.2012 года, а так же в соответствии с должностными инструкциями работников.
В 2011 году отделом было запланировано установить пожарную сигнализацию за счет средств областного бюджета. Однако данный вид работы не был выполнен из- за нехватки денежных средств.
В 2012 году из бюджета Курской области для осуществления государственных полномочий в сфере архивного дела Беловского района была выделена субвенция в размере - 192 000 рублей, из них на содержание специалиста 1-го разряда архивного отдела – 122183-47 рублей,
- налоги- 35582-92 рублей,
- оплата услуг связи – 4554-61 рублей,
- Приобретение конвертов -1500 рублей,
- услуги по содержанию имущества (ремонт и заправка катриджей) – 1980
рублей,
- ремонт компьютера (приобретение памяти и жесткого диска)- 2936,
-Приобретение многофункционального устройства (принтер, сканер, факс,
ксерокс) – 11451 рублей,
- косметический ремонт хранилища 2486-60 рублей,
- содержание архива -990-30 рублей,
оплата договоров по выполнению услуг (заполнение электронной базы) –
3813 рублей,
- канцелярские товары (бумага, ручки, линейки, скоросшиватели, файлы,
- дырокол, карандаши) – 1802-41 руб.,
- транспортные расходы – 2719-60 руб.
В 2012 году начальник отдела участвовал в заседании расширенной коллегии Архивного управления Курской области « Об итогах работы архивных учреждений Курской области в 2011 году». Так же принимал участие в « круглом столе на базе Курского областного государственного архива по личному составу о сотрудничестве и взаимодействии архивных учреждений с органами пенсионного фонда Курской области и ОБУ «МФЦ»», в совещаниях проводимых Архивным управлением и Администрацией района.
2.Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации.
В сфере обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов в 2012 году была продолжена проверка наличия дел постоянного срока хранения в количестве 13 фондов:
Было проверено 3453 ед. хранения за 1971- 2006 год.
Это №№: Ф. Р.- 3 « Беловский районный совет народных депутатов и его исполнительный комитет» (1971- 1997 г., 1150ед. хр.);
Ф.Р-4 « Администрация исполнительной государственной власти» (1992-2005 г. 545 ед. хр.);
Ф.Р-5 «Отделения Федерального казначейства» (1994- 2008 г. 197 ед. хр.); Ф.Р.- 6 Отдел комитета Федеральной службы занятости (1992-2007 г. 235 ед. хр.), Ф. Р.- 13 Комитет по управлению имуществом (1991-1998 г. 60 ед. хр.), Ф. Р-27 « Архивный отдел» (1963-2005 г. 44 ед.хр.);
Ф.Р.- 39 « Отдел социального обеспечения» (1970-2005 г. 95 ед. хр.);
Ф.Р-163 «Отдел народного образования» ( 1971-2001 г. 359);
Ф. Р-164 « Налоговая инспекция» (1990-2001 г. 54 ед.хр.);
Ф.Р.- 165 « Сельхозартель (колхоз) Гвардеец» ( 1971-1997 г. 172 ед. хр.);
Ф. Р.- 166 « Беловская инспекция по закупкам сельхоз продуктов» ( 1961-1962 г. 15 д. хр.);
Ф. Р.- 169 «Администрация Озерковского сельсовета»(1981-2001 г.240 ед.хр.), Ф. Р.- 170 «Отдел культуры Беловского района» (1971-2005 г. 287 ед. хр.); Все проверенные 3453 дела были закартонированы.
Был проведен мелкий ремонт документов постоянного срока хранения и по личному составу в количестве 44 единиц хранения(550 листов) фондов
№ 163 «Отдел народного образования(1971-2001г. 10 ед. хр. – 224 листа), Ф. № 165« Сельхозартель (колхоз) Гвардеец» (1971-1997 г. 7 ед.хр.- 28 листов);
Ф.№ 169«Администрация Озерковского сельсовета»(1981-2001г. 8ед.хр. 21 лист), Ф.№ 170 «Отдел культуры Беловского района» (1971-2005 г. 4 ед.хр.- 36 листов), Ф.№ 172 « колхоз имени Фрунзе»(1970-2001 г. 3ед.хр. 51 лист), Ф.Р.- №173 «колхоз серп и молот» (1943-1985 г.,12 ед.хр. -190 листов);
В отделе соблюдается порядок и сроки выдачи документов из хранилищ для использования пользователями, организациям – фондообразавателям для работы. По запросам пользователей было выдано во временное пользование 814 ед. хранения (1991-2006 годы). Которые были возвращены в архивный отдел в установленные сроки.
Организациям 11 ед. хранения это – Ф.№5 Отделения по Беловскому району Управления федерального казначейства(5 ед. хранения за 2005 год), Ф. № 6 Центр занятости населения (6 ед. хранения за 1999 год).
Муниципальным образованиям в количестве 803 ед. хранения по личному составу это: Администрация Беловского с/с (119 ед.хр. за 1991-2006 г.);
Администрация Коммунаровского с/с (62 ед.хр. за 1991-2006г.);
Администрация Бобравского с/с(35 ед.хр. за 1991-2006 г.);
Администрация Кондратовского с/с (71 ед.хр. за 1991-2006 г.);
Администрация Корочанского с/с (31 ед.хр. за 1991-2006 г.)
Администрация Ильковского с/с (81 ед.хр. за 1991-2006 г.)
Администрация Малосолдатского с/с (32 ед. хр. за 1991-2006 г);
Администрация Гирьянского с/с (94 ед. хр. за 1991-2006 г.);
Администрация Д-Будского с/с (62 ед. хр. за 1991-2006 г.);
Администрация Беличанского с/с (67 ед. хр. за 1991-2006 г.);
Администрация Вишневского с/с (37 ед.хр. за 1991-2006 г.);
Администрация Пенского с/с (72 ед. хр. за 1991-2006 г.);
Администрация Щеголянского с/с (22 ед.хр. за 1991-2006 г.);
Администрация Песчанского с/с (29 ед.хр. за 1991-2006 г.):
В 2012 году был проведен косметический ремонт в архивохранилище (побелка и покраска стен).
3. Формирование архивного фонда Курской области. Организационно – методическое руководство архивами организаций.
Приняты на хранение документы постоянного срока хранения и по личному составу в количестве 161 ед. хранения.
Администрации «Камышанского сельсовета» за 2006-2010 годы в количестве - 49 ед. хранения.(14 ед.хр. по личному составу и 35 ед. постоянного срока хранения).
Администрации «Гирьянского сельсовета» за 2006-2010 годы в количестве - 34 ед. постоянного срока хранения.
Администрации «Озерковского сельсовета» за 2006-2010 годы в количестве - 44 ед. хранения (5 ед.хр. по личному составу и 39 ед. постоянного срока хранения).
Администрации «Октябрьского сельсовета» за 2006-2010 годы в количестве - 34 ед. хранения (5 ед.хр. по личному составу и 29 ед. постоянного срока хранения).
В связи с приемом документов от вышеперечисленных организаций на постоянное хранение были внесены изменения в листы фондов, карточки фондов, карточки работы с учреждениями).
Отделом даны консультации лицам ответственным за делопроизводство и архив, по упорядочению дел, составлению номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, разработке положений об ЭК. Всего 18 консультаций.
Согласованы номенклатуры дел организаций – источников комплектования отдела Администрация Беловского района, Беловская районная прокуратура, Беловский районный суд, Беловский мировой суд, Областное казенное учреждение «Центр занятости населения», Областное бюджетное учреждение здравоохранения « Беловская центральная районная больница». Всего 6 номенклатур, остальные будут согласовываться согласно графику.
В ноябре проведено совещание с лицами ответственными за делопроизводство, по упорядочению документов для сдачи их на хранение в архивный отдел.
Работниками архивного отдела осуществлено 6 выходов в организации с оказанием методической помощи: Администрация района, Областное казенное учреждение «Центр занятости населения», Администрация Беловского сельсовета, Администрация Гирьянского сельсовета, Администрация Кондратовского сельсовета. Администрация Долгобудского сельсовета.
По результатам проверки вышеназванных организаций даны устные и письменные консультации, сделаны замечания по устранению отмеченных недостатков по ведению делопроизводства и документации, хранению документов, упорядочению документов, устранению задолженности по передаче документов на хранение в архивный отдел.
4. Автоматизированные архивные технологии.
Создание учетных БД и НСА.
В архивном отделе ведется работа с ПК « Архивный фонд».
Работники архивного отдела постоянно осуществляют ввод данных:
За 2012 год в программу Архивный фонд было введено 20 фондов - 4954 единиц хранения фондов: Р.- 5 « Отделение федерального казначейства», Р.- 7 « Промыслово-кооперативная артель 8-е марта», Р.- 40 « Прокуратура Беловского района», Р.- 45 "Ильковский сельский совет», Р. – 49 « Беловский сельский совет», Р. -50 « Вишневский сельский совет», Р. - 51 « Долгобудский сельский совет», Р. – 52 « Долгобудское сельпо», Р. -54 « Малосолдатский сельский совет», Р. -55 «Песчанский сельский совет», Р. – 56 « ГУЦГ санитарно-эпидимиологического надзора, Р. - 59 "Мокрушанский сельсовет», Р. – 60 «Колхоз им. Ленина», Р.- 61 « Октябрьский сельсовет», Р.- 63 « Щеголянский сельсовет», Р.- 120 « Заготживсырье», Р.- 133 Промысловая артель 4-ая Пятилетка», Р.- 141 « Райпищекомбинат Беловского райпотребсоюза», Р.- 145 « Беловский райунивермаг, Р.- 147 « Беловский центральный зооветучасток». Сведения по фондам были внесены в разделы: «Опись», «Ед. хр.», «Аннотация», «Историческая справка».
В отделе имеется краткий справочник по фондам архивного отдела. Данный справочник обновляется и переводится в электронный вид.
В отделе имеется подключение к широкополосному интернету, подключена локальная сеть. На компьютерах используется лицензионное программное обеспечение. В отделе имеется два принтера ,1 многофункциональное устройство ( принтер, ксерокс ,сканер, факс) .
5. Научная информация и использование документов
В июне была проведена экскурсия по архивохранилищам отдела с учащимися 3-5 классов Беловской средней школы в количестве 20 человек.
В 2012 г. были опубликованы две статьи в газете «Беловские зори» на тему:
«Хранители нашей истории »
« По законам военного времени»
Велась работа по совершенствованию справочной работы в архивном отделе. Срок исполнения социально – правовых запросов не превышает 30 дней с момента подачи заявления, в большинстве случаев срок исполнения запросов составляет 14 дней. Используется в практической работе по исполнению социально – правовых запросов « Методические рекомендации по исполнению запросов социально – правового характера» (Москва 2011 год). Общее количество запросов в архивном отделе составило 1719 из них с положительным результатом 1682 , исполнено 542 запроса социально правового характера (зарплата, подтверждение трудового стаж), тематических 1140 запросов (установление право собственности на недвижимость, нотариальные запросы, земельные правоотношения, подтверждение родственных связей и состава семьи).
Повышение квалификации кадров работников архивного отдела не проводилось.
Начальник архивного отдела ____________Н.М.Полякова