И Н С Т Р У К Ц И Я

по делопроизводству  в Администрации Мелехинского сельсовета

 Щигровского  района Курской области

1.Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации Мелехинского сельсовета (далее - Администрации) документов, совершенствования делопроизводства  Администрации и повышения его эффективности.

Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, а также утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в Администрации, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.

Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми Главой сельсовета.

Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

2. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации сельсовета осуществляется  заместителем Главы Администрации сельсовета, в ведении которого находится служба делопроизводства.

3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в Администрации  сельсовета несет  заместитель Главы Администрации сельсовета, на  него возлагается выполнение следующих  основных обязанностей в соответствии с должностными инструкциями:

прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;

учет (регистрация) внутренних документов;

передача документов на рассмотрение  Главе сельсовета и после получения соответствующих резолюций – непосредственно работнику-исполнителю;

контроль за учетом исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам;

контроль за прохождением  рассмотрения документов;

организация справочно-информационной работы;

подготовка проекта номенклатуры дел Администрации сельсовета;

ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передача дел в архивный отдел  Администрации района;

выдача работникам документов и дел, контроль за их возвратом;

сверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников;

ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;

консультирование работников по вопросам работы с документами;

подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, получение средств организационной техники, канцелярских товаров;

учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в Администрации сельсовета.

4. При работе с документами, поступившими в Администрацию сельсовета, не разрешается вносить в них исправления и работать с ними вне служебных помещений.

5. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники обязаны передавать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию Главы сельсовета.

6. При увольнении сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы по акту заместителю Главы Администрации сельсовета, в ведении которого находится служба делопроизводства.

         Работники Администрации сельсовета несут ответственность за выполнение требований  настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

7. Об утрате документов немедленно докладывается Главе сельсовета и сообщается заместителю Главы Администрации  сельсовета, в ведении которого находится служба делопроизводства.